Der Geschäftsführer einer GmbH ist dafür verantwortlich, dass der Jahresabschluss der Firma korrekt erstellt wird. Fehler und Nachlässigkeiten können gravierende Konsequenzen nach sich ziehen. Es ist für die Geschäftsführung daher unerlässlich, die Regelungen zum Jahresabschluss im Detail zu kennen und zu beachten. In diesem Beitrag informieren wir über den Jahresabschluss einer GmbH.
Elemente des Jahresabschlusses
Ein Jahresabschluss setzt sich zusammen aus der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung sowie dem Anhang. Bei mittelgroßen und großen GmbHs gehört außerdem der Lagebericht als eigenständiger Anhang dazu. Der Lagebericht ist durch einen autorisierten Abschlussprüfer (Wirtschaftsprüfer oder Buchprüfer) zu erstellen. Der Geschäftsführer hat daher Sorge dafür zu tragen, dass der Jahresabschluss von einem Abschlussprüfer geprüft wird. Kleinst-GmbHs brauchen unter bestimmten Voraussetzungen keinen Anhang zu erstellen.
Regelungen im Handelsgesetzbuch
Rechtliche Grundlage für den Jahresabschluss einer GmbH ist das Handelsgesetzbuch (§§ 242 ff.). Hierin ist die Pflicht zur klaren und übersichtlichen Erstellung verankert. Der Jahresabschluss wird aus der laufenden Buchhaltung zum Ende eines Geschäftsjahres erstellt. Er bildet die Grundlage für die Steuererklärung. Aufgrund abweichender Vorschriften im Handelsrecht und Steuerrecht muss gleichwohl in der Regel eine eigene Steuerbilanz aufgestellt werden.
Vorlage des Jahresabschlusses
Der Jahresabschluss ist den Gesellschaftern der Firma zusammen mit dem Prüfungsbericht zur Feststellung vorzulegen. Er muss in der Gesellschafterversammlung beschlossen werden. Anschließend erfolgt die Veröffentlichung im elektronischen Unternehmensregister. Falls ein Aufsichtsrat existiert, müssen die Dokumente auch diesem Gremium vorgelegt werden.
Anforderungen an den Jahresabschluss
Die Geschäftsvorgänge müssen chronologisch sortiert, vollständig und sachlich richtig sein. Für einen sachkundigen Dritten, beispielsweise einen Steuerprüfer, müssen die Entstehung und die Abwicklung nachvollziehbar sein. Eine Verrechnung zwischen Vermögenswerten und Schulden ist unzulässig. Alle Kassenvorgänge müssen elektronisch und manipulationssicher aufgezeichnet werden. Jede Buchung muss mit einem Beleg versehen sein. Die Beträge sind in Euro auszuweisen.
Delegieren des Jahresabschlusses
Der Geschäftsführer darf die Erstellung des Jahresabschlusses unternehmensintern delegieren. Dann muss er jedoch die sachgerechte Umsetzung überprüfen und bei Mängeln eingreifen. Gleiches gilt, wenn ein Steuerberater mit dem Erstellen des Jahresabschlusses beauftragt wird. Es ist empfehlenswert, die Abstimmung mit der Steuerberatung schriftlich zu dokumentieren.
Fall mehrerer Geschäftsführer
Wenn die GmbH mehrere Geschäftsführer hat, ist die Verantwortung für den Jahresabschluss einem der Geschäftsführer zu übertragen. Die übrigen Geschäftsführer sind gleichwohl gehalten, sich von der ordnungsgemäßen Erstellung zu überzeugen. Denn der Jahresabschluss der GmbH muss von jedem Geschäftsführer unterzeichnet werden. Es ist grundsätzlich nicht möglich, diese Verantwortung durch Gesellschaftsvertrag, Geschäftsordnung oder Ressortaufteilung auf einen der Geschäftsführer zu beschränken. Wer von der ordnungsgemäßen Erstellung nicht überzeugt ist, muss diese Zweifel äußern und in den Prozess eingreifen oder einen sachverständigen Dritten beauftragen. Eine Verletzung dieser Pflicht kann Schadensersatzansprüche nach sich ziehen und zur Abberufung des betreffenden Geschäftsführers führen.
