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Wie wählt man die beste Eventlocation aus? Kriterien und Tipps

Welche Faktoren entscheiden wirklich darüber, ob ein Event in Erinnerung bleibt oder schnell vergessen wird? Bei der Eventplanung stellt die Auswahl der perfekten Eventlocation einen der entscheidendsten Aspekte dar, die oft über den Erfolg oder Misserfolg einer Veranstaltung entscheidet1. Doch was macht eine Location wirklich ideal für ein Eventkonzept?

Die Wahl des Veranstaltungsorts hängt von einer Vielzahl von Auswahlkriterien ab, darunter Größe und Kapazität der Location, Infrastruktur und technische Ausstattung. Beispielsweise sollten Faktoren wie geeignete Raumgröße, Verfügbarkeit von Beleuchtung und akustische Gegebenheiten bereits früh in der Eventplanung berücksichtigt werden1. Darüber hinaus spielt die Teilnehmeranzahl eine signifikante Rolle, um ein angemessenes Raumgefühl zu gewährleisten1.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist die Lage der Location. Eine gute Erreichbarkeit sowie ausreichende Parkmöglichkeiten oder die Option eines Shuttle-Services sind essentiell1. Auch die Möblierung und das Catering müssen an die spezifischen Bedürfnisse der Veranstaltung und deren Gäste angepasst sein1. Zusatzleistungen wie personalisierte Tickets und öffentliche Verkehrsmittel-Pakete können das Besuchererlebnis weiter verbessern2.

Es empfiehlt sich auch, Sicherheitsaspekte wie Fluchtwege und Erste-Hilfe-Ausrüstung zu beachten, um das Wohl der Gäste zu gewährleisten2. Nicht zu vergessen ist, dass transparente Preise und eine präzise Budgetplanung eine erfolgreiche Eventplanung unterstützen2.

Entdecken Sie weitere Tipps zur perfekten Locationauswahl für Ihr nächstes Event. Höchste Anforderungen an Veranstaltungen im privaten und beruflichen Bereich verlangen nach sorgfältig ausgewählten Eventlocations, die nicht nur ein physischer Raum, sondern ein zentraler Bestandteil der Eventinszenierung sind3. Planen Sie rechtzeitig und denken Sie immer an einen Plan B für unvorhergesehene Ereignisse3.

Event

Größe und Lage der Eventlocation

Die Auswahl der richtigen Eventlocation hängt stark von der Locationkapazität und der Lage ab. Wer beispielsweise eine Eventlocation in Flensburg für eine Firmenfeier sucht, sollte sicherstellen, dass sowohl die Raumgröße als auch die Verkehrsanbindung optimal für die Teilnehmerzahl geeignet sind. Beide Aspekte beeinflussen maßgeblich den Gesamterfolg eines Events, sei es eine Firmenfeier oder eine Hochzeit.

Größe der Eventlocation

Die Größe der Eventlocation muss auf die erwartete Gästezahl abgestimmt sein, um ein Gefühl der Überfüllung oder Leere zu vermeiden. In Deutschland gibt es über 1,700 Special Event Locations (SEL) mit mindestens 100 Sitzplätzen im größten Saal4. Für größere Veranstaltungen stehen über 1,500 Veranstaltungszentren zur Verfügung, die mehrere Tausend Teilnehmer fassen können4. Das Westhafen Event & Convention Center in Berlin bietet beispielsweise Räumlichkeiten mit einer Gesamtfläche von über 2,700 m², darunter zwei große Hallen mit 770 m² und 420 m², die bis zu 1,500 Personen aufnehmen können5.

Locationkapazität

Lage der Eventlocation

Die Lage der Eventlocation spielt eine bedeutende Rolle für die Eventerfahrung der Gäste. Eine gute Verkehrsanbindung, ausreichend Parkmöglichkeiten und die Nähe zu öffentlichen Verkehrsmitteln sind entscheidend für die Erreichbarkeit. Bei Westhafen in Berlin sind 25 Parkplätze am Veranstaltungsort selbst verfügbar und ein zusätzlicher Parkplatz mit 350 Plätzen ist nur 900 Meter entfernt, mit Shuttle-Service5. Zu berücksichtigen sind auch Kooperationen mit nahegelegenen Übernachtungsmöglichkeiten und der Transport von Equipment, um den Lagevorteil und die regionale Anbindung optimal zu nutzen.

Technische Ausstattung und Infrastruktur

Um eine herausragende Veranstaltung zu gewährleisten, ist die Wahl der richtigen Technikausstattung entscheidend. Dazu zählen sowohl die Licht- und Tonanlage als auch die Möglichkeiten zur Vernetzung und Präsentationstechnik. Ein Eventanbieter wie Eventwerk bietet alle notwendigen Ausstattungselemente aus einer Hand, darunter Bodenbelag, Licht- und Tontechnik, Bühnen, DJ-Pulte, Stromgeneratoren, Wasserversorgung und mobile WC-Einrichtungen6.

Veranstaltungstechnik

Die Qualität der Eventtechnik beeinflusst maßgeblich das Erlebnis der Teilnehmenden. Hochwertige audiovisuelle Medien sind unerlässlich, um eine beeindruckende Präsentation zu garantieren. Eventnet bietet beispielsweise digitale Infrastrukturmodule für Events von 500 bis 30.000 Nutzern7. All-in-One-Kommunikationslösungen wie Funkgeräte, Headsets und Intercom-Systeme stellen eine reibungslose Interaktion zwischen den verschiedenen Gewerken sicher6.

Infrastruktur der Location

Die Infrastruktur einer Eventlocation umfasst sowohl technische als auch bauliche Aspekte. Dazu zählen Größe und Funktion der Außenflächen, Raumstruktur, Innenarchitektur sowie die Verfügbarkeit und Zugänglichkeit der Sanitäranlagen. Auch Aspekte wie Akustik, Belüftungsmöglichkeiten und Verdunkelungsoptionen spielen eine wichtige Rolle. Des Weiteren bieten Anbieter wie ESB Online maßgeschneiderte Lösungen, einschließlich Sicherheitsmaßnahmen wie Bauzäune und Security-Partner6.

Zugänglichkeit und Notausgänge sind ebenso von großer Bedeutung. Eine umfassende Eventplanung sollte alle diese Faktoren berücksichtigen, um eine sichere und angenehme Atmosphäre zu schaffen. Die digitale Transformation hat zudem innovative Lösungen hervorgebracht, die das Eventerlebnis verbessern, wie etwa Echtzeit-Informationen und mobile Zahlungen7. All diese Elemente tragen zur Optimierung der Eventplanung und Durchführung bei und sollten daher sorgfältig geprüft werden.

Quellenverweise

  1. https://www.event-partner.de/location/die-richtige-event-location-was-muss-man-beachten/
  2. https://blog.ticketino.com/7-punkte-die-du-bei-der-wahl-einer-eventlocation-beachten-musst
  3. https://www.tagewerk-events.de/finden-perfekten-eventlocation/
  4. https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/event-locations-53622
  5. https://wecc.de/
  6. https://www.eventwerk-rodgau.de/event-infrastruktur/
  7. https://eventnet.de/digitale-transformation-in-der-eventbranche